LARGE AS LIFE LOG

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システム手帳のリフィル保管について考えた

5月の逸冊の記事でも書きましたが、ここのところ、必要に迫られて、ファイリング関連の本を読み漁っておりました。

それこそベーシックなことが書いてある基本書から、

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少しマニアックな応用編(?)まで。

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ファイリングのメインテーマは、当然ながら書類の整理なのですが、個人の書類整理に関しては、『スーパー書斎の仕事術』や『超整理法』といった名著が存在します。

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刑部式システム手帳について

この刑部氏の本は、この2冊の名著からインスパイアされたという本なのですが、参考になったのは、その「ダブルインデックス式ファイル」ではなくて、システム手帳の使い方でした。

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私自身、システム手帳のリフィル保管について、どうしようかな・・・とモヤモヤしていたので、目からウロコでした。

著者のシステム手帳は、「人生管理」と「データ管理」という大きく2つのシステムから構成されており、「人生管理」には、やりたいことやスケジュールなどのリフィルが、「データ管理」には、文字通り、本や知人から得た情報などのデータを記入したリフィルが入っています。

そして、データ管理のリフィルは、それを保存版バインダーに移す際に、分野別のバインダーに分けたうえで、その中を時系列に並べて行くというものでした。(人生管理のリフィルをどう保存するかについては記載がなかったのでよくわかりません。)


バインダーを分ける

これを自分にあてはめると、人生管理=「スケジュール部分」と、データ管理=「メモ部分」という2つの部分をどう扱うかということになります。これまでは、この2つをどうやって1つのバインダーに綴じるかということを考えていました。

この考え方を捨てて、保存用バインダーを2つに分ければ良いのです。

スケジュール部分は、マンスリーはマンスリーで寄せて、ウィークリ―はウィークリーで寄せる。生活の区切りに合わせて、4月から翌年の3月まで、つまりは、年度ごとにまとめてファイルします。これでバインダー1冊ですが、もしバインダーに余裕があるようなら、複数年度をファイルしてもいいでしょう。この部分は、ライフログにもなっています。

そして、次にメモ部分です。こっちは、打ち合わせのメモが圧倒的に多く、次が何か調べ物をした時の走り書き(主にプライベート)です。この2つをスケジュール部分とは別のバインダーにファイルします。

と言っても、プライベートの走り書きは多くない上に、ずーっと後になって見てみたいいこともあると思うので、年度ごとのスケジュール部分の後ろに、時系列で置けばいいかもしれません。

仕事上の打ち合わせメモは、長期間取っておく必要があるものは少ないと思うので、とりあえず、時系列でバインダーへ移動して、2年ぐらい過ぎたら、シュレッダーすればいいかなと思います。

こうして改めて書いてみると、見出しまでつけた割にはたいそうな話じゃないな、と思いますが、まあ私の頭がスッキリしたので、ヨシとします(笑)

バインダーに綴じたものが見返しづらいようなら、背中を糊で貼り合わせてもいいかもしれませんね。

ということで、構想は完了。あとはいつ実行するか、です(汗)


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(2005/08)
刑部 恒男

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  1. 2014/06/12(木) 12:51:06|
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