LARGE AS LIFE LOG

娘のこと、家族のこと、読書記録など、日常のふとしたことを記録していきたいと思います。

仕事机に散らばった書類を立てて整理する方法

昨日に引き続き、5月の読んだ本からの話です。

私の仕事は基本的にはデスクワークなのですが、社会人ともなると、机周りをどう使ったらいいか、といった基本的なことは、会社では教えてくれません。なんとなく上司や先輩を見ながら、真似をしていくことが多いのではないかと思います。


三段トレーの活用

こんなので良いのかな?と思っていた若かりし頃、「なるほど!」と思ったのが、この本でした。

IMG_2054.jpg

この本にあった「デスクをコックピットにする」という考え方に感銘を受けて、早速、三段トレーを導入。これまで使ってきました。

本書によると、三段トレーは、

上段:インボックストレー
中段:読み物トレー
下段:保存用トレー


として使うとあったのですが、これを少しアレンジして、こんな感じで使っていました。

上段:ワーキングファイルトレー

今取り組んでいる仕事のワーキングファイルを置く場所として、資料を案件ごとにクリアファイルに入れて積んでおく。終了した案件は、ファイリングか廃棄、となります。

中段:読み物&リファレンストレー

ここは、もともとの読み物トレーとしての役割のほかに、会社の予定表などの参照用資料も一緒にクリアファイルに入れて、すぐに取り出せるようにしてあります。

下段:個人資料トレー

ここは、基本的には個人に関する資料置き場として、毎期の業績目標の管理表や、資格試験に関するもの(FASSの得点表とか)などを入れてあります。




三段トレーから三列レーンへ

基本的にはこれでさほど不自由はなかったのですが、整理法の本などを読むと、必ず「書類は立てろ!」と書いてあります。確かに、書類が積んであると、下の方の書類は忘れがちになってしまいますので、立てる必要性はうすうす感じていたのですが、なかなか踏み切れなかったのは、三段トレーのような「惹かれる道具」がなかったから。

ブックエンドやボックスファイルを使う、とあったのですが、そんなに素敵な感じではありません。

何かいいものはないかなぁと、会社に置いてあるアスクルのカタログをパラパラとめくっていたところ、「これならなんとかいけるかも」という製品を見つけました。

ソニックのファイルボックス タテ型というものです。

socicfile.png

でも、これを買ったとして、どう使おうか・・・と思っていた矢先に、この本に出会いました。

IMG_2055.jpg

この本では、書類縦置きの提案がされており、デスクの右側(右利きなので)に、3つの書類棚を置いた上で、

左:アグレッシブレーン(使用頻度の高い仕事の資料を置く)
中:はんこレーン(請求書や回覧資料など、
    処理しなければいけない書類を置く)
右:リーディングレーン(読んでおきたい資料などを置く)


として使用するというものでした。

これを少しアレンジして、こんな感じにしました。

左:ワーキングファイルレーン

元のワーキングファイルトレーと同じく、進行中の仕事のファイル
置き場として、資料を案件ごとにクリアファイルに入れて立てておく。

中:リファレンス&はんこレーン

請求書などの要処理の書類や、展示会の招待状などを置いておく。
会社の予定表などの参照資料もここに。

右:リーディングレーン

読んでおきたい本や資料などの置き場。


三段トレイの一番下に置いていた個人資料は、参照する機会が少ないので、袖机に収納しました。

これらのレーンに、資料の入ったクリアファイルを立てていくのですが、立てる時のTipsとしては、クリアファイルの開いている方を奥に、綴じている方を手前にして収納するということ。こうすれば、クリアファイルがぺラッとだらしなく開いてしまうこともないようです。

ついでに、デスクの引き出しも整理。中に何が入っているのか覚えていないフロッピーディスクや、使ったことがことがなかったようなガラクタをたくさん処分して、転勤か?というぐらいすっきりしました。


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テーマ:スキルアップ - ジャンル:就職・お仕事

  1. 2014/06/13(金) 12:49:10|
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